Aan welke eisen moeten mijn facturen voldoen?

Jouw facturen moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:

• omzetbelastingnummer (btw-nummer);
• KvK-nummer;
• factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd;
• factuurdatum;
• naam en adres;
• naam en het adres van jouw afnemer;
• datum van de levering of de dienst;
• hoeveelheid en soort geleverde goederen;
• omvang en de soort geleverde diensten;
• per omzetbelastingtarief: de eenheidsprijs exclusief omzetbelasting,
  eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen,
  het toegepaste btw-tarief en de vergoeding;
• bij vooruitbetaling: de datum van betaling, als die afwijkt van de factuurdatum;
• btw-bedrag (omzetbelasting).

Bekijk hier de door de Belastingdienst opgestelde eisen.

Facturen digitaal versturen

Elektronisch verstuurde facturen hebben officieel dezelfde status als facturen die per post verstuurd zijn. Overstappen op digitaal factureren kan je een aanzienlijke besparing van tijd en geld opleveren.

PDF

De factuur kan via e-mail verstuurd worden in de vorm van een PDF-, Excel- of Worddocument. Het heeft wel de voorkeur om je factuur in de vorm van een PDF te versturen. De ontvanger kan er dan niets meer aan veranderen. Theoretisch zou de ontvanger de bedragen of data van een elektronisch ontvangen Excel- of Worddocument kunnen aanpassen. Er zou dan discussie kunnen ontstaan over de inhoud van de factuur.

Administratie

Ook voor je eigen administratie is het niet nodig facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat. Papieren rekeningen kunnen worden gescand en digitaal opgeslagen. De enige eis die de fiscus stelt, is dat de opgeslagen factuurgegevens bij controle binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld moeten kunnen worden aan de inspecteur. Van elke factuur die je verstuurt, moet je wel een kopie bewaren in je administratie. De eisen voor elektronische en papieren facturen zijn gelijk.